Síndrome do “Sem Tempo”

Ocupadamente Profissional

Leonardo Galvão,


Já notaram que uma boa parte das pessoas as quais conhecemos e que são bem sucedidas estão muito ocupadas? É quase uma síndrome do “sem tempo”. A expressão “estou ocupado” denota certo tom de orgulho. A condição de estar sobrecarregado, equivocadamente, alinha-se ao discurso de rendimento e eficiência. É bem verdade que os gestores e executivos das empresas são, a cada ciclo, mais pressionados por resultados e envolvidos em diversas atividades, inúmeras reuniões, novos projetos, viagens a trabalho, “incêndios” para se apagar, checagem de emails, dentre incontáveis outras atividades que poderíamos aqui elencar.

Os executivos adoram falar que o fator limitante para as suas atividades é o tempo, no entanto poucos conseguem utilizá-lo de forma eficaz. Para Peter Drucker, o gestor eficaz é aquele que antes de fazer qualquer tarefa, busca conhecer seu tempo, antes de iniciar qualquer planejamento, busca entender como seu tempo está sendo destinado. 

No entanto, poucos conseguem colocar em prática a recomendação dada acima. Em que pese os gerentes pensarem que estão mirando em questões importantes, uma pesquisa publicada no início dos anos 2000 constatou que um grupo de gestores trabalhavam de acordo com a engrenagem, sem muita reflexão e controle. Os autores desta pesquisa, Sumantra Ghoshal e Heike Bruch, estudaram o comportamento de gerentes com grande carga de trabalho e os resultados foram alarmantes: da amostra total, 90% dos gerentes desperdiçam seu tempo em atividades ineficazes; e apenas 10% dos gestores gastam o seu tempo de uma forma efetiva, proposital e reflexiva.

Para os autores, uma ação eficaz depende de uma combinação de duas características: foco (capacidade de se concentrar em um objetivo e ver a tarefa até a sua conclusão) e energia (vigor resultando em intenso compromisso pessoal). Foco sem energia se transforma em execução apática ou leva ao esgotamento. Energia sem foco se dissipa na correria sem rumo ou falhas de desperdício. A combinação dessas duas variáveis em uma matriz forneceu uma estrutura útil para compreender os níveis de produtividade desses gerentes.

Executivos que sofrem de baixos níveis de energia e foco foram denominados Procrastinadores: eles, obedientemente, executam tarefas rotineiras, mas não conseguem tomar a iniciativa. Os Desengajados têm foco elevado, mas baixo consumo de energia, possuem reservas sobre os trabalhos a que são convidados a realizar e o fazem sem entusiasmo. Gestores Distraídos têm alta energia, mas baixo foco: eles confundem atividade frenética com ação construtiva. Os Pragmáticos são altamente energéticos e altamente focados: estes são os gestores que mais utilizam seu tempo de forma eficaz, são aqueles que se envolvem em poucos projetos e disponibilizam alto vigor em sua conclusão. Este último modelo reforça a ideia de Gestor que Peter Drucker conceituou como Eficaz.

Drucker propõe, como passo inicial para a eficácia, a mensuração do tempo, de modo real, fidedigno e presente acerca de cada atividade. Após isso, deve-se diagnosticar quais são as atividades improdutivas, questionar-se o que na prática aconteceria se não tivesse feito determinada atividade, se a resposta for "nada aconteceria", devemos, portanto, eliminar tal atividade. Em seguida, passa-se ao modo distribuição: analisar quais atividades estão no escopo de trabalho que posso destinar a outras pessoas, isso possibilita focar no que realmente é importante. E o terceiro passo é neutralizar algo muito comum em Diretores de empresa, parar de desperdiçar o tempo dos outros e a maneira mais objetiva de detectar isso é perguntando às pessoas com quem você trabalha “em quais atividades eu atrapalho a sua eficácia?”, no entanto é preciso preparo para saber ouvir a verdade.

Embora a crítica seja necessária para que muitos gestores possam ponderar a respeito de suas atividades cotidianas, uma coisa parece-me certa: estamos trabalhando no automático; os prazos apertados, a pressão dos clientes externos e internos, de fornecedores e dos sócios corroboram para criar um grande ponto cego, colocam uma película na visão gerencial que nubla o exercício da análise.

Ante de tudo, refletir é preciso mais do que nunca. 



Tags: Desenvolvimento Eficácia Gestão Gestor
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